学校・大学の事務局でAIを活用する場面｜証明書発行・問い合わせ対応・資料作成から
学校・大学の事務局で、AIを活用しやすい業務を整理しました。証明書発行の一次対応、問い合わせへの回答案づくり、案内文書の下書きなど、負担になりやすい工程から検討する考え方を紹介します。
学校・大学の事務局は、学生・保護者・教員それぞれへの対応を並行して進めながら、証明書発行や案内文書、各種申請の受付までを扱う部署です。問い合わせの内容は幅広い一方、聞かれる内容自体は毎年似ているものも多く、資料づくりや一次対応には時間が取られがちです。ここでは、AIを活用しやすい場面と、慎重に扱うべき境目を整理します。
AIを活用しやすい業務
- 問い合わせへの一次回答案づくり：証明書の取得方法や手続きの流れなど、よくある質問への回答文のたたき台づくり
- 案内文書の下書き：行事や手続きの案内文を、過去の文書を参考に整える作業
- 証明書発行の受付整理：申請内容を項目ごとに整理し、処理の順番を分かりやすくする作業
- シラバス・配布資料の体裁整え：既存の内容をもとに、フォーマットを揃える作業
- 説明会・オープンキャンパスの資料作成：既存資料をもとにした、説明資料の構成案づくり
これらに共通するのは、最終的な判断や発行の確定ではなく、「文面をつくる」「情報を整える」工程である点です。AIはたたき台づくりに使い、内容の確認と発行・送付は必ず人が行います。
慎重に扱うべき業務
| 業務 | 注意点 |
|---|---|
| 成績・単位認定に関わる判断 | 個別の履修状況を踏まえた判断が必要なため、AIの案をそのまま使わない |
| 証明書・公的書類の最終発行 | 内容の確認が必要なため、AIの出力を最終文面としない |
| 学生・保護者の個人情報の取り扱い | 入力してよい範囲を先に決めておく |
| 進路・相談対応に関わるやり取り | 個別事情の把握が優先されるため、AIは情報整理の補助にとどめる |
学生の学業や進路に関わる業務のため、判断や発行に直結する部分はAIに任せず、資料づくりや情報整理の工程から検討することが現実的です。
小さく始める進め方
- まず1つの業務（例：よくある質問への回答文の下書き）を選ぶ
- その業務に、これまでどれくらい時間がかかっていたかを記録する
- AIを使った場合の時間や負担の差を比較する
- 効果が確認できた業務から、対象を広げる
問い合わせ対応・証明書発行・案内文書作成と扱う業務が多い事務局では、一度にすべてを変えようとせず、負担が大きい工程から順に試すほうが、現場の混乱が少なく済みます。
株式会社スリーラボでは、学校・大学の事務局からのご相談についても、生成AIの導入支援（AI ACTIVATION）と業務改善・自動化の設計（AUTOMATION）の範囲でお受けしています。成績や発行に関わる判断は人が担う前提のうえで、資料づくりや一次対応の工程から着手する進め方を基本にしています。詳しい内容はできることのページにまとめています。
まとめ
学校・大学の事務局では、よくある質問への回答文の下書きや案内文書の作成、証明書発行の受付整理など、資料づくりと情報整理の工程からAIを活用しやすい傾向があります。一方で、成績や単位認定に関わる判断、証明書の最終発行は、必ず人の判断を残します。まずは1つの業務で試し、効果を確認してから対象を広げる進め方が現実的です。実際の進め方は実績・事例、ご相談はお問い合わせから承っています。