業務フローの​可視化は​どこまで​やるべきか｜​書きすぎて​使われない​図に​しないために

業務フロー図は、​作る​こと自体が​目的に​なりがちです。​細かく​書く​ほど​正確に​なりますが、​細かい​ほど​誰も​読まなくなります。

目的に​よって​粒度を​変える

同じ図で​全部を​まかな​おうと​すると、​どの​目的にも​中途半端に​なります。

最初に​作るべきは「工程単位」

改善が​目的なら、​まず工程単位で​書きます。​この​粒度なら、​次が​見えます。

• どこに​時間が​かかっているか
• どこで​待ちが​発生しているか
• 誰も​使っていない​成果物は​どれか

3番目が​最大の​収穫です。「昔から​やっているが、​今は​誰も​見ていない」工程は、​どの​会社にも​存在します。

書く​順番

1. 開始と​終了を​決める​（範囲を​切る）
2. 工程を​時系列に​並べる
3. 各工程に​頻度・所要時間・担当​（役割名）を​付ける
4. 判断が​必要な​工程に​印を​付ける
5. 成果物と、​その​使い手を​書く

4番目の「判断の​有無」が、自動化できるか​どうかを​分けます。

例外を​全部​書かない

例外処理を​すべて​書き込むと、​図が​読めなくなります。​まず​主要な​流れだけを​書き、​例外は​別紙に​分けます。

現状と​理想を​分けて​書く

改善前後を1枚に​まとめると、​どちらが​現状か​分から​なくなります。​株式会社スリーラボ​（3LAB Inc.）では、​改善前後の​業務フロー図を​分けてお渡ししています。

更新できる形で​残す

作った​時点で​古くなり​始めます。​誰が​更新するかを​決めて​おかないと、1年後には​実態と​合わなくなります。

まとめ

業務フローの​可視化は、​目的に​応じて​粒度を​決めます。​改善が​目的なら​工程単位で​十分です。​株式会社スリーラボ​（3LAB Inc.）は、​可視化と​工程ごとの​要否判定を自動化設計の​最初の​工程に​置いています。​詳しくは事業内容のページを​ご覧ください。