人材派遣業でAIを活用する場面｜スタッフ登録・稼働管理・派遣先とのやり取りから
登録スタッフと派遣先企業の両方とやり取りが発生する人材派遣業で、AIを活用しやすい業務を整理しました。契約条件の確定ではなく、そこに至るまでの文章作業と情報整理から検討する考え方を紹介します。
人材派遣業は、登録スタッフの管理と派遣先企業への対応が同時に発生する現場です。スタッフ登録時のヒアリング内容整理、稼働状況の確認、派遣先への案内文作成など、日々の業務の多くが文章づくりと情報整理で占められています。担当スタッフの数が増えるほどこうした作業が積み重なり、マッチングや調整といった本来の業務に使える時間が削られがちです。ここでは、AIを任せやすい業務と、慎重に扱うべき業務の境目を整理します。
AIを任せやすい業務
- スタッフ登録時のヒアリング内容の整理：面談で聞いた希望条件や経験をあとで見返しやすい形にまとめる
- 就業条件通知書・雇用契約書のたたき台作成：確定済みの条件をもとにした文面の下書き
- 派遣先への案内文・確認事項の整理：稼働開始前に伝えるべき内容を整理した文案づくり
- 稼働報告・勤怠確認の一次整理：提出された報告内容を確認しやすい形にまとめる下準備
- スタッフからのよくある問い合わせへの一次回答案：制度や手続きの一般的な説明にとどまる範囲の回答下書き
いずれも、スタッフや派遣先に渡す前に人が内容を確認する前提での活用です。AIは文章のたたき台づくりと情報整理に使い、契約条件の確定や個別事情の判断は必ず担当者が行います。
慎重に扱うべき業務
| 業務 | 注意点 |
|---|---|
| 就業条件・契約内容の最終確定 | AIの出力を根拠にせず、担当者が個別の事情を踏まえて確定する |
| スタッフの経歴・連絡先など個人情報を含むやり取り | 入力してよい情報の範囲を先に社内で決めてから使う |
| 派遣先とのトラブル・苦情への対応 | AIはたたき台にとどめ、送付前に必ず内容を確認する |
| 稼働条件の変更に関する案内 | 誤りが生じやすいため、必ず人が最終確認したうえで送付する |
登録スタッフの経歴や連絡先、派遣先の契約情報など、扱いに注意が必要な情報を日常的に取り扱う業種でもあります。どの情報までなら入力してよいかを、担当者ごとの判断に任せず、あらかじめ社内のルールとして文書に残しておくと、扱いのばらつきを防げます。
導入するときの順番
- ステップ1：個人情報を含まない業務を1つ選ぶ（例：派遣先への案内文の下書き作成）
- ステップ2：その業務に普段かかっている時間を記録しておく
- ステップ3：AIを使った場合の時間と質を比べる
- ステップ4：効果が確認できた業務から、スタッフ登録時の整理や稼働報告の確認など対象を段階的に広げる
登録スタッフ数や取引先の数が多い会社ほど、一度にすべての業務を変えようとせず、効果が見えた工程から広げるほうが現場の負担が小さく済みます。
株式会社スリーラボでは、人材派遣業からのご相談についても、生成AIの導入支援の範囲でお受けしています。登録スタッフと派遣先企業の双方の個人情報・契約情報を扱う業務が中心となるため、入力してよい情報の線引きを最初に整理したうえで、負担の大きい定型業務から着手する進め方を基本にしています。サービスの詳細はできることのページにまとめています。
まとめ
人材派遣業では、スタッフ登録時のヒアリング整理や派遣先への案内文作成など、判断を伴わない文章作業からAIを活用しやすい傾向があります。一方で、契約条件の確定やトラブル対応は必ず人が最終確認する境目を、社内で先に決めておくことが重要です。まずは影響範囲の小さい業務で試し、効果を確認しながら対象を広げていく進め方をおすすめします。ご相談はお問い合わせから承っています。