イベント企画運営会社でAIを活用する場面｜集客対応・来場者管理・アンケート集計から
セミナーや展示会、企業向けイベントの企画・運営を担う現場で、AIを活用しやすい業務と慎重に扱うべき業務を整理しました。問い合わせ対応や案内文作成など、負担の大きい定型作業から検討する考え方を紹介します。
イベント企画運営会社は、セミナーや展示会、企業向けイベントの企画から当日運営まで、多くの関係者とやり取りしながら仕事を進める現場です。出展社や参加者からの問い合わせ対応、申込者情報の取りまとめ、開催後のアンケート集計まで扱う情報量が多く、開催日が近づくほど対応が重なりやすくなります。ここでは、AIを任せやすい業務と、慎重に扱うべき業務の境目を整理します。
AIを任せやすい業務
- 問い合わせへの一次回答案づくり：出展条件・会場・料金など、よくある質問への回答下書き
- 案内状・招待メールの下書き作成：開催概要や対象者をもとにした文面のたたき台
- 参加者・出展者リストの整理：申込フォームの回答を、確認しやすい形にまとめる
- 開催後アンケートの集計・整理：自由記述の回答を分類し、改善点を抽出する下準備
- 実施レポートのたたき台作成：当日の記録をもとにした報告書の下書き
いずれも、社外に渡す前に人が内容を確認する前提での活用です。AIは文章のたたき台づくりと情報整理に使い、最終的な提示や送付は必ず担当者が行います。
慎重に扱うべき業務
| 業務 | 注意点 |
|---|---|
| 会場・出展料金・契約条件の最終確定 | AIの出力をそのまま提示せず、担当者が条件を確認したうえで判断する |
| 参加者・出展者の氏名・連絡先など個人情報を含むやり取り | 入力してよい情報の範囲を先に社内で決めてから使う |
| 当日のトラブル・キャンセル対応 | AIはたたき台にとどめ、送付前に必ず内容を確認する |
| 登壇者・協賛企業とのやり取り | 誤りが生じやすいため、必ず人が最終確認したうえで送付する |
参加者や出展者の氏名、連絡先など、扱いに注意が必要な情報を日常的に取り扱う業種でもあります。どの情報までなら入力してよいかを担当者ごとの判断に任せず、あらかじめ社内のルールとして文書に残しておくと、扱いのばらつきを防げます。
導入するときの順番
- ステップ1：個人情報を含まない業務を1つ選ぶ（例：よくある質問への一次回答案づくり）
- ステップ2：その業務に普段かかっている時間を記録しておく
- ステップ3：AIを使った場合の時間と質を比べる
- ステップ4：効果が確認できた業務から、案内文作成やアンケート集計など対象を段階的に広げる
開催が近づくほど業務量が増えるイベント運営の現場ほど、一度にすべての業務を変えようとせず、効果が見えた工程から広げるほうが負担が小さく済みます。
株式会社スリーラボでは、イベント企画運営会社からのご相談についても、生成AIの導入支援の範囲でお受けしています。参加者・出展者の個人情報を扱う業務が中心となるため、入力してよい情報の線引きを最初に整理したうえで、負担の大きい定型業務から着手する進め方を基本にしています。サービスの詳細はできることのページにまとめています。
まとめ
イベント企画運営会社では、よくある質問への回答案づくりや案内メール・アンケート集計など、判断を伴わない文章作業や集計作業からAIを活用しやすい傾向があります。一方で、会場や料金の最終確定、参加者・出展者の個人情報を含むやり取りは、必ず人が最終確認する境目を社内で先に決めておくことが重要です。まずは影響範囲の小さい業務で試し、効果を確認しながら対象を広げていく進め方をおすすめします。株式会社スリーラボでは、こうした業種別の条件を踏まえたAI活用の支援を行っています。ご相談はお問い合わせから承っています。