社内報・社内広報の作成にAIを使う｜ネタ集めから下書き・写真整理までの分担
社内報や社内向けのお知らせ文は、担当者の負担が大きくなりがちな仕事です。ネタ集めや下書き作成をAIに任せ、最終的な言葉選びは人が担う分担の考え方を整理しました。
社内報や社内向けのお知らせ文は、読む人のためになると分かっていても、担当者がほかの業務と兼任していることが多く、後回しになりがちです。ネタを集めて、文章にまとめて、関係者に確認してもらう。この一連の作業のうち、どこまでをAIに任せられるかを整理しました。
社内報づくりで負担になりやすいこと
- 各部署から話題を集める段階で、依頼と催促に時間がかかる
- 集まった情報を読みやすい文章に整える作業が担当者に偏る
- 毎号、構成や見出しの形式をゼロから考えている
- 写真や資料が増えると、どれを使うかの選定に時間がかかる
AIに任せる部分、人が確認する部分
情報を文章の形に整える作業はAIに向いていますが、社内に向けて事実と異なる内容を発信してしまうと影響が大きいため、内容の確認は必ず人が行います。
| 工程 | AIが担う部分 | 人が確認する部分 |
|---|---|---|
| ネタの整理 | 各部署から届いた情報を箇条書きにまとめる | 掲載してよい内容かを判断する |
| 下書き作成 | 構成案と本文の下書きをつくる | 事実関係と言葉づかいを確認する |
| 見出し案 | 複数の見出し候補を出す | 社内の雰囲気に合うものを選ぶ |
| 写真の説明文 | 写真に添える簡単な説明文の下書きをつくる | 写っている人への配慮を確認する |
進め方の一例
- 各部署からの情報を集めるフォーマットを先に決めておく
- 集まった情報をAIに箇条書きで整理してもらう
- 整理した内容をもとに、AIに下書きをつくってもらう
- 担当者が事実確認と言葉づかいの調整を行い、発行する
毎号ゼロから考えるのではなく、情報収集から下書きまでの型を先につくっておくと、担当者が変わっても同じ進め方を引き継ぎやすくなります。社員の個人名や顔写真を扱う場合は、どの範囲までAIに読み込ませてよいかを、発行前に決めておくことも欠かせません。
続けやすくするための工夫
社内報は、一度つくって終わりではなく、毎月・毎週といった頻度で続けることに意味があります。続けるうえでつまずきやすいのが、「今回は何を書けばいいか」をその都度考える部分です。各部署からの情報を集めるフォーマットをあらかじめ決めておき、そこに入力された内容をAIが下書きの形に整えるようにしておくと、号によって作業量が大きくばらつくことを防ぎやすくなります。あわせて、過去に掲載した内容をAIに参照させておけば、似たような話題が続いていないかの確認もしやすくなります。
株式会社スリーラボでは、こうした社内向けの文章作成や情報整理にAIを組み込む仕組みづくりをご支援しています。問い合わせ対応や資料作成の下書きにAIを使う考え方はできることのページで、実際の進め方はご相談の流れからご確認いただけます。
まとめ
社内報や社内広報の作成は、ネタ集めから下書きまでの工程をAIに任せ、事実確認と最終的な言葉づかいの判断を人が担う形にすると、担当者の負担を減らしやすくなります。個人情報や写真の扱いについては、発行前にルールを決めておくことが大切です。