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既存システム・既存サイトの棚卸し｜何があるか分からない状態からの整理
社内にどんなシステムやサイトがあるか把握できていない状態から、何をどの順で確認すればよいかを整理します。
長く事業を続けていると、いつ誰が作ったか分からないシステムやサイトが残ります。この状態のまま新しい施策を進めると、思わぬところで止まります。
最初に集める情報
| 項目 | 確認先 |
|---|---|
| 契約中のサービス一覧 | 経理の支払い記録 |
| ドメインの管理元 | 更新通知メール |
| サーバー・ホスティング | 請求書、管理画面 |
| 各サイトの管理者 | 社内の担当者 |
| ソースコードの所在 | 制作会社、社内の保管場所 |
経理の支払い記録から入るのが確実です。使っていないサービスの費用が続いていることもあります。
次に確認すること
- 今も使われているか（アクセスがあるか、業務で参照されているか）
- 誰が触れるか（アカウントを持っている人がいるか）
- 止めたらどうなるか（依存している業務があるか）
- 更新できるか（手元に資料とコードがあるか）
3番目が分からないものは、すぐには止めず、まず参照元を調べます。
3つに分類する
- 残す（使われていて、更新もできる）
- 引き継ぐ（使われているが、触れる人がいない）
- 止める（使われていない）
「引き継ぐ」に分類されたものが、最も対応が必要な部分です。
ドメインとアカウントの管理元を確認する
退職者の個人アカウントでサービスが契約されている、ドメインが制作会社名義になっている、といった状態はよくあります。これらは早めに移管しておかないと、必要になったときに動けません。
棚卸しの成果物
一覧表として残し、定期的に見直します。作った時点で古くなり始めるため、更新する人を決めておきます。
まとめ
既存システムの棚卸しは、経理の支払い記録から入り、使用状況・管理者・依存関係を確認して3つに分類します。株式会社スリーラボ（3LAB Inc.）では、既存システム・既存サイトの棚卸しと診断を技術顧問（ADVISORY）の範囲でお受けし、現状診断レポートとしてお渡ししています。詳しくは事業内容のページをご覧ください。