退職・異動に​ともなう​事務を​AIで​整理する​｜オフボーディング業務の​どこを​仕組み化できるか

社員の​退職や​異動が​決まると、​短い​期間に​さまざまな​事務作業が​発生します。​頻度が​高くないぶん​手順が​固まっておらず、​担当者の​記憶に​頼って​進めていることも​少なく​ありません。​この​記事では、​退職・異動時の​事務の​うち、​AIで​整理・​自動化しやすい​部分と、​人の​判断を​残すべき部分を​分けて​説明します。

退職・異動時に​よく​発生する​作業

内容は​会社に​よって​差が​ありますが、​おおむね次のような​作業が​発生します。

• 社内システム・各種ツールの​アカウント停止依頼の​洗い出し
• 貸与している​パソコンや​備品の​回収リストづくり
• 引き継ぎ資料の​整理と、​抜けている​情報の​確認
• 社会保険・雇用保険など​各種届出書類の​準備
• 関係者への​周知連絡文の​作成

これらは​毎回​同じ​項目を​確認する​定型作業で​ありながら、​頻度が​低いために​手順書が​更新されないまま​放置されやすい​領域です。

AIで​整理・​自動化しやすい​部分

次のような​部分は、​AIに​よる​整理や​自動化に​向いています。

1. 過去の​引き継ぎ資料や​議事録から、​担当していた​業務の​一覧を​洗い出す
2. 利用している​ツールの​一覧を​もとに、​アカウント停止依頼の​チェックリストを​作成する
3. 周知連絡文や​依頼メールの​文面を、宛先ごとに​たたき台と​して​作成する
4. 提出書類に​記入する​内容を、​既存の​人事情報から​下書きと​して​整理する

いずれも​「何を​確認すべきか」を​漏れなく​洗い出す作業であり、​AIが​下​書きや​チェックリストを​用意し、​人が​内容を​確認して​確定させる​進め方が​向いています。

人の​判断を​残すべき部分

一方で、​次のような​部分は​人の​判断を​残す必要が​あります。

AIに​任せるのは​「洗い出し」と​「たたき台づくり」までとし、​最終的な​確認と​判断は​人が​行う形に​することで、​抜け漏れを​減らしながら​安全性も​保てます。

進め方の​目安

いきなりすべてを​仕組み化しようと​せず、​次の​順番で​整理すると​取り​組みやすくなります。

1. 直近の​退職・異動対応で、​実際に​どんな​作業が​発生したかを​書き出す
2. そのうち、​毎回​同じ​内容に​なる​定型部分と、​判断が​必要な​部分を​分ける
3. 定型部分から、​チェックリストやた​たき台を​AIで​整備する
4. 人事情報や​利用ツールの​一覧など、​他の​データと​連携できる​部分が​ないか​検討する
5. 実際に​運用しながら、​抜けていた​項目を​追加していく

株式会社スリーラボでは、​退職・異動対応のような​「頻度は​低いが​抜け漏れが​起きやすい​業務」に​ついても、​まず​実際の​手順を​書き出すところから​一緒に​整理しています。​整理した​手順の​どこに​AIを​組み込めるかは、​業務の​内容に​よって​変わるため、できることのページや​過去の実績のページも​あわせて​ご覧ください。

まとめ

退職・異動時の​事務は、​頻度が​低いために​手順が​属人化しやすい​業務です。​アカウント停止依頼や​貸与品リスト、​書類の​下書きと​いった​洗い出し・た​たき台づくりは​AIで​整理しやすい​一方、​面談内容や​機密情報の​判断、​届出の​最終確認は​人が​担うべき​部分です。​両者を​分けて​整理したい​場合は、お問い合わせから​ご相談ください。