AIで作った文章のトーンがバラバラになる理由｜メール・資料・SNSで言葉づかいを揃える考え方
メール、資料、SNSなど複数の場面でAIに文章を作らせると、場面ごとに言葉づかいが変わってしまうことがあります。原因と、揃えるための整理の仕方を紹介します。
生成AIにメールの下書きや資料の文章、SNSの投稿文をつくらせていると、「場面によって言葉づかいが違う」「以前つくった文章と雰囲気が合わない」と感じることがあります。これは生成AIの性能の問題ではなく、トーン（言葉づかいの方向性）を決めずに使っていることが原因であるケースがほとんどです。この記事では、トーンがバラバラになる理由と、揃えるための考え方を整理します。
なぜトーンがバラバラになるのか
生成AIは、指示された内容に対してそのつど自然な文章を組み立てます。人によって依頼の仕方が違えば、出てくる文章の雰囲気も変わります。「丁寧に」と頼む人もいれば、「わかりやすく」と頼む人もいます。どちらも間違いではありませんが、担当者ごと、場面ごとに指示がバラバラなままだと、会社として発信する文章全体に一貫性がなくなります。
特に起きやすいのは次のような場面です。
- 同じ商品やサービスの説明が、メールとSNSで言い回しが違う
- 担当者が変わるたびに、文章の硬さや敬語の使い方が変わる
- 資料は丁寧すぎるのに、問い合わせ返信はくだけすぎている
トーンを決める3つの要素
揃えるべきトーンは、次の3つを先に言葉にしておくと整理しやすくなります。
| 要素 | 決めること | 例 |
|---|---|---|
| 丁寧さの度合い | 敬体か常体か、どこまで硬い言葉を使うか | 敬体・専門用語には言い換えを添える |
| 文の長さ | 1文をどこまで長くしてよいか | 1文を長くしすぎない |
| 言い回しの癖 | 使う言葉・避ける言葉 | 誇大な表現や断定的な言い切りを避ける |
この3つを決めておくと、メールでも資料でもSNSでも、同じ基準で文章を仕上げられます。
トーンを統一する具体的な方法
- 自社の文章の方向性を、短い言葉で書き出す（例：落ち着いた敬体、難しい言葉を使わない）
- その方向性を、AIへの指示文の中に毎回含める
- 良い例・避けたい例をいくつか用意し、AIに参照させる
- できあがった文章を人が確認し、ずれていた場合は指示文側を直す
ポイントは、文章を直すたびに個別対応するのではなく、指示文そのものを整えていくことです。指示文が整えば、担当者が変わっても同じ方向性の文章が安定して出せるようになります。
完全に統一する必要はない場面もある
メールとSNSでは、求められる雰囲気が異なることもあります。問い合わせへの返信は丁寧さを優先し、SNSの投稿は読みやすさを優先するなど、場面に応じた幅を持たせることも必要です。重要なのは、言葉づかいを一字一句揃えることではなく、「誰が見ても同じ会社が発信していると分かる状態」をつくることです。
株式会社スリーラボでは、文章作成に生成AIを使う場面で、こうした指示文の整え方や運用のルールづくりを含めてAI・自動化の支援を行っています。社内で文章のトーンがバラバラになっていると感じる場合は、お問い合わせからご相談いただけます。
まとめ
生成AIで作る文章のトーンがバラバラになるのは、AIの精度ではなく、トーンを言葉にして指示に含めていないことが原因であることが多くあります。丁寧さの度合い、文の長さ、言い回しの癖という3つの要素を先に決め、それを指示文に組み込んでおくことで、担当者や場面が変わっても一貫した文章をつくりやすくなります。