コワーキングスペース・シェアオフィス運営で​AIを​活用する​場面｜見学案内・利用者対応・契約更新から

コワーキングスペースや​シェアオフィスの​運営は、​入会前の​問い​合わせから​日々の​利用者対応、​契約更新の​案内まで、​やり取りの​件数が​多くなりがちです。​運営スタッフが​少ない​施設ほど、​ひとつ​ひとつの​対応に​時間を​取られます。​この​記事では、​どの​業務から​AIを​活用しや​すいかを​整理します。

見学予約・​入会案内の​一次対応

見学を​検討している​人からの​問い​合わせは、​「料金プランを​知りたい」​「法人登記は​できるか」など、​聞かれる​内容が​ある​程度決まっています。​よく​ある​質問への​回答を​AIに​任せ、​個別の​相談が​必要な​内容だけスタッフに​つなぐ形に​すると、​返信までの​時間を​縮められます。

利用者からの​日常的な​問い合わせ

会議室の​空き状況、​郵便物の​受け取り、​Wi-Fiの​設定方法など、​利用者から​日々寄せられる​質問は​種類が​限られています。​次のように​整理すると、​どこまで​AIに​任せられるかが​見えてきます。

契約更新・退会に​ともなう​事務

月額契約の​更新案内や、​退会時の​精算連絡は、​毎月​決まった​タイミングで​発生します。​対象者の​リストアップと​案内文の​下書きまでを​AIに​任せ、​送信前の​内容確認を​人が​行う形に​すると、​確認漏れを​防ぎながら​負担を​減らせます。

利用料・​オプション料金の​請求整理

会議室の​時間貸しや​ロッカーの​追加利用など、​基本料金とは​別に​発生する​オプション料金は、​月末に​まとめて​集計すると​時間が​かかります。​日々の​利用記録を​もとに、​請求内容の​たたき台を​AIに​整理させ、​金額の​最終確認だけ人が​行う形に​すると、​月末の​集計作業に​かかる​時間を​減らせます。

気を​つけたい​点

利用者の​氏名や​契約内容、​入退室の​記録は​個人情報に​あたります。​AIに​読み込ませて​よい​情報の​範囲を​先に​決めて​おくことが、​安全に​活用する​前提に​なります。​また、​契約条件の​変更や​解約の​可否、​料金に​関わる​最終判断は、​AIの​回答だけで​完結させず、​必ず​人が​確認したうえで​利用者に​案内します。

小さく​始める​進め方

1. まず、​よく​ある​問い​合わせを​1か月分​書き出す
2. 同じ​内容の​問い​合わせが​多いものから​対象を​選ぶ
3. 下​書き作成や​一次対応を​AIに​任せてみる
4. 効果を​確認してから、​対象業務を​広げる

株式会社スリーラボでは、​コワーキングスペースや​シェアオフィスの​運営に​ついても、​AI・​自動化と​システム開発の​範囲で​ご相談を​お受けしています。​利用者情報の​扱い方を​含めた​設計から​対応しますので、​詳しい​内容はできることのページを​ご覧ください。

まとめ

コワーキングスペース・シェアオフィスの​運営では、​見学案内や​日常的な​問い合わせなど、​内容が​決まっている​対応から​AIを​活用しやすい​傾向が​あります。​一方で、​契約条件の​変更や​トラブル対応は、​必ず人の​判断を​残します。​まずは​1つの​業務で​試し、​効果を​確認してから​対象を​広げる​進め方が​現実的です。​ご相談はお問い合わせから​承っています。