システム間の​データ連携・API連携の​進め方​｜二重入力を​なくす設計の​考え方

顧客管理は​この​ツール、​会計は​別の​ソフト、​予約は​また別の​システム。​仕事で​使う​システムが​増える​ほど、​同じ​情報を​何度も​入力する​場面が​増えていきます。​この​記事では、​システム間の​データ連携・API連携を​どう​進めれば​よいか、​考え方を​整理します。

二重入力が​起きる​場面

同じ​情報を​複数の​場所に​入力し直している​状態は、​次のような​場面で​よく​起きます。

• 予約システムに​入力した​顧客情報を、​顧客管理ツールにも​手で​転記している
• 見積書の​内容を、​会計ソフトに​もう​一度​入力している
• 問い​合わせフォームの​内容を、​対応履歴の​表に​コピーしている
• 契約が​確定した​あと、​複数の​管理画面に​それぞれ登録している

1件あたりの​手間は​小さくても、​件数が​増えると​入力ミスや​対応漏れの​原因に​なります。

データ連携で​解決できる​範囲

システム同士を​つなぐことで、​次のような​形に​変えられることがあります。

すべての​システムを​ひとつに​まとめる​必要は​ありません。​今​使っている​システムを​活かしたまま、​情報の​受け渡しだけを​自動で​つなぐと​いう​考え方です。

連携を​検討する​前に​整理しておくこと

データ連携は​技術的に​できることが​多い​一方、​始める​前に​次の​点を​整理しておくと、​あとで​手戻りが​少なくなります。

1. どの​システムとどの​システムの​間で、​何の​情報を​やり​取りしたいかを​書き出す
2. 連携先の​システムが​外部からの​データ連携​（API）に​対応しているかを​確認する
3. 情報の​正しさを​保つため、​どちらの​システムを​「元の​情報」と​して​扱うかを​決めて​おく
4. 個人情報や​取引情報など、​扱いに​注意が​必要な​情報が​含まれるかを​確認する

すべての​システムを​一度に​つなぐ​必要は​なく、​二重入力の​負担が​大きいところから​順に​進める​ほうが、​無理なく​定着します。

連携が​難しい​場合の​考え方

古い​システムや、​外部との​連携を​想定していない​ツールを​使っている​場合、​そのままでは​連携できないこともあります。​その​場合は、​連携用の​仕組みを​間に​挟んで​情報を​受け渡す、​または​連携しやすい形の​システムに​入れ替えると​いう​選択肢が​あります。​どちらが​適しているかは、​今の​システムの​状態と、​今後どの​くらいの​期間​使い​続けるかに​よって​変わります。

株式会社スリーラボでは、​業務システムの​開発と​あわせて、​既存の​ツール同士の​データ連携・API連携に​ついても​相談を​受けています。​顧客情報を​ひとつの​画面に​まとめた​実績は実績のページで​紹介しています。​システム開発全体の​進め方はできることのページ、​ご相談はお問い合わせから​承っています。

まとめ

複数の​システムに​同じ情報を​入力し直している​状態は、​データ連携・API連携に​よって​減らせることがあります。​すべてを​一度に​つな​ごうと​せず、​二重入力の​負担が​大きいところから​整理し、​連携できる​範囲と​できない​範囲を​先に​確認しておくと、​無理の​ない​進め方が​できます。