名刺交換・商談後の​フォローアップに​AIを​使う​｜情報整理とお礼メール作成の​分担

展示会や​商談で​名刺を​交換しても、​戻ってから​入力や​整理が​追いつかず、​お礼の​連絡が​数日後に​なってしまうことがあります。​相手の​記憶が​新しい​うちに​連絡できるか​どうかで、​その後の​関係​づくりは​変わります。​名刺交換の​あとの​事務作業を、​AIで​どこまで​整理できるかを​まとめました。

名刺交換の​あとに​起きがちなこと

• 名刺の​情報を​一枚ずつ手入力する​時間が​取れず、​溜まっていく
• 誰に、​いつ、​何を​話したかの​記憶が​薄れてから​連絡することに​なる
• お礼メールの​文面を​毎回​ゼロから​考えている

AIに​任せる​部分、​人が​確認する​部分

文字情報の​読み取りや、​話した​内容を​もとに​した​文章の​下書きは、​AIが​得意と​する​作業です。​一方で、​表記の​誤りが​ないかの​確認や、​送る・送らないの​最終判断は​人が​行います。

AIが​整理した​内容を​そのまま​送るのではなく、​人が​確認してから​送る​工程を​残しておくと、​事実と​異なる​内容を​送ってしまう​事態を​防げます。​個人情報を​含む名刺データを​どこに​保存し、​誰が​扱って​よいかも、​仕組みを​つくる​前に​決めて​おきたい点です。

一​件ずつ丁寧に​対応したくても、​枚数が​多いと​後回しに​なりがちです。​下書きまでを​AIに​任せ、​確認と​送信を​人が​行う​形に​しておくと、​連絡が​遅れる​場面を​減らしやすくなります。

株式会社スリーラボでは、​問い​合わせ対応や​文章作成の​下書きを​AIに​任せる​仕組みづくりを​ご支援しています。​似た​考え方を​使った​事例は実績のページで、​対応できる​範囲はできることのページで​紹介しています。​普段の​事務作業に​ついての​ご相談もお問い合わせから​承っています。

まとめ

名刺交換の​あとの​入力や​お礼メールは、​後回しに​されやすい​作業です。​情報の​読み取りや​文章の​下書きを​AIに​任せ、​表記の​確認や​送信判断は​人が​行うように​すると、​相手の​記憶が​新しい​うちに​連絡しやすくなります。