議事録作成をAIで​効率化する​手順｜文字起こしから​決定事項の​抽出まで

議事録は、​頻度が​高く、​手順が​決まっていて、​間違えても​取り返しが​つきやすい​業務です。生成AIを​最初に​適用する​対象と​して​向いています。

全文を​残すのか、​要点を​残すのか

最初に​決めるのは、​議事録の​目的です。

• 記録として残す（言った​言わないを​防ぐ）…​ 発言に​近い形で​残す
• 次の行動を決める（決定事項とTODO）…​ 要点だけ残す

多くの​会議で​必要なのは​後者です。​全文の​文字起こしを​そのまま​議事録と​呼ぶと、​誰も​読まなくなります。

手順

1. 録音または​会議ツールの​文字起こしを​用意する
2. テンプレート化した​指示文に​貼り付ける
3. 決定事項・保留事項・TODO（担当と​期限）を​抽出させる
4. 参加者の1人が​確認して​修正する
5. 共有場所に​置く

4番目を​省かない​ことが​前提です。生成AIの​出力は​不正確または​不完全で​ある​可能性が​あります。

指示文に​入れておく​項目

• 出力する​見出し​（決定事項／保留／TODO）
• TODOには​担当者名と​期限を​必ず付ける
• 発言者名を​残すか​どうか
• 推測で​補完しない​こと​（不明な​点は「不明」と​書く）

最後の1項目が​特に​効きます。​書いていないと、​もっと​もらしく​補われた​内容が​混ざります。

固有名詞の​誤変換に​注意する

社名、​製品名、​社内用語は​誤変換されやすい​部分です。​よく​出る​固有名詞の​リストを​指示文に​含めて​おくと、​精度が​上がります。

定着させるには

議事録だけを​個別に​効率化しても、​続かない​ことがあります。​会議後の​共有フローに​組み込み、「この​形式で​出す」と​決めてしまう​ほうが​定着します。

まとめ

議事録作成は、AIを​最初に​適用する​業務と​して​向いています。​ただし人が​確認する​工程は​残します。​株式会社スリーラボ​（3LAB Inc.）は、​こうした​業務ごとのプロンプト設計とテンプレート化を導入支援に​含めています。​詳しくは事業内容のページを​ご覧ください。