業務の​棚卸しの​やり方​｜AI導入の​前に​工程を​書き出す手順

AI導入でも自動化でも、​最初に​やる​ことは​業務の​棚卸しです。​ここが​粗いと、​あとの​工程が​すべてずれます。

書き出す粒度

「経理業務」では​粗すぎ、「Excelの​セルに​入力する」では​細かすぎます。​目安は、1つの工程が15分〜1時間で完結する単位です。

例：請求書発行

1. 対象月の​取引データを​集める
2. 金額を​確認する
3. 請求書を​作成する
4. 内容を​上長が​確認する
5. 送付する
6. 送付記録を​残す

この​粒度なら、​どこに​時間が​かかっているかが​見えます。

各工程に​付ける​情報

「判断の​有無」が、自動化できるか​どうかを​分ける​最大の​要素です。

要否を​判定する

書き出したら、​工程ごとに​次を​確認します。

• この​工程の​成果物を、​誰が​使っているか
• 使っていない​場合、​やめられるか
• 頻度や​対象を​絞れないか

「昔から​やっているが、​今は​誰も​見ていない」工程は、​どの​会社にも​一定数あります。​これを​見つけるのが​棚卸しの​最大の​成果です。

現場に​聞く​順番

いきなり「無駄な​作業は​ありますか」と​聞くと、​答えは​出てきません。「1日の​うち、​どの​作業に​時間が​かかっていますか」から​入り、​その​工程を​分解していく​ほうが​具体的に​なります。

棚卸しの​成果物

改善前後の​業務フロー図と​して​残します。​これは自動化の設計図であると​同時に、​担当者が​代わった​ときの​引き継ぎ資料にもなります。

まとめ

業務の​棚卸しは、AI導入と自動化の​共通の​出発点です。​株式会社スリーラボ​（3LAB Inc.）は、​業務フローの​可視化と​工程ごとの​要否判定を​最初の​工程に​置き、​その​結果を​業務フロー図と​してお渡ししています。​詳しくは事業内容のページを​ご覧ください。