会議準備にAIを使う｜アジェンダ作成・資料の要約・論点整理から
会議の議事録ではなく、会議が始まる前の準備にAIを使う方法を整理しました。アジェンダづくり、配布資料の要約、前回の決定事項の振り返りなど、開始前にかかる時間を減らす考え方を紹介します。
会議にかかる時間というと、当日の進行や事後の議事録作成が注目されがちです。しかし、実際に負担になりやすいのは、会議が始まる前の準備であることが多くあります。この記事では、会議準備の段階で生成AIを使いやすい場面を整理します。
会議準備で時間がかかりやすいこと
会議の前には、次のような作業が発生します。
- 何を話すかを決め、アジェンダ（進行の項目と順番）としてまとめる
- 配布する資料を、参加者が事前に読める分量まで要約する
- 前回の会議で決めたことや、宿題になっていたことを確認する
- 参加者ごとに、事前に共有しておくべき情報を整理する
これらは判断そのものではなく、情報を集めて整える作業です。準備に時間がかかるほど、会議当日も論点が定まらず長引きやすくなります。
工程ごとの向き不向き
| 準備の工程 | AI活用の向き不向き |
|---|---|
| アジェンダのたたき台作成（項目・所要時間の割り振り） | 向いている。人が順番と重みづけを最終調整する前提で |
| 長い資料・レポートの要点整理 | 向いている。要約後に元資料との差分がないか確認する |
| 前回議事録からの決定事項・保留事項の抽出 | 向いている。次回の論点整理に使いやすい |
| 参加者の立場に応じた説明順の組み立て | 慎重に。関係性や社内事情の判断は人が行う |
| 会議で扱う機密情報・未公開情報の要約 | 慎重に。入力してよい情報かどうかを先に決めておく |
向いている工程から任せ、社外秘の情報や人間関係に関わる判断は、最終的に人が確認する分担にしておくことが前提になります。
進め方の順番
- 直近の会議で、準備にどれくらい時間がかかっているかを書き出す
- アジェンダのたたき台づくりや資料要約など、任せやすい工程から始める
- 出てきたたたき台は、必ず会議の主催者が内容を確認してから使う
- 定型化できた進め方をテンプレートとして残し、次回以降も使えるようにする
一度うまくいった指示の出し方は、その場限りにせず、テンプレートとして残しておくと、担当者が変わっても同じ質で準備できるようになります。
相談先について
株式会社スリーラボでは、こうした会議準備を含む社内業務の自動化について、生成AIの導入支援（AI ACTIVATION）と業務改善・自動化の設計（AUTOMATION）の範囲でご相談をお受けしています。どの工程から任せるかは、業務の棚卸しをしたうえで決める進め方を基本にしています。
まとめ
会議にかかる時間を減らす際は、議事録だけでなく、始まる前の準備にも目を向けると改善の余地が見つかりやすくなります。アジェンダのたたき台づくりや資料の要約など、判断ではなく整理にあたる工程から任せ、機密情報の扱いや最終確認は人が担う分担を保つことが、無理なく続けるための前提になります。詳細はできることのページをご覧のうえ、検討したい業務があればお問い合わせからご相談ください。