資料作成にAIを​使う​手順｜章立てのたたき台から​仕上げまでの​分担

資料作成は​時間が​かかる​業務ですが、​その​すべてをAIに​任せられる​わけでは​ありません。​効果が​出るのは、​特定の​工程に​限られます。

効果が​出るのは「立ち​上がり」の​部分

資料作成で​いちばん​時間が​かかるのは、​白紙から​書き​始める​瞬間です。​ここを​埋めるだけで、​全体の​所要時間は​大きく​変わります。

数値と​事実は​人が​入れる

生成AIは、​もっと​もらしい​数値を​書いてしまうことがあります。​売上、​導入社数、​市場規模と​いった​数字は、​必ず​自社の​一次情報から​人が​入れます。

架​空の​統計や​根拠の​ない​数値が​資料に​混ざると、​その​資料全体の​信頼が​失われます。​ここは​省略できない​工程です。

指示文に​入れる​項目

1. 目的（何を判断して​もらう​資料か）
2. 読者​（決裁者か、​現場担当者か）
3. 分量​（ページ数、1ページ​あたりの​文字数）
4. 使って​よい​表現・避ける​表現
5. 数値が​必要な​箇所は「〔要記入〕」と​出力させる

5番目を​指定しておくと、​埋めるべき箇所が​明示され、​確認漏れが​減ります。

社内資料と​社外資料で​分ける

社外に​出る​資料は、​確認の​工程を​増やします。​社内資料は​多少粗くても運用で​吸収できますが、​社外資料は​一度出すと​戻せません。

テンプレートと​して​残す

うまく​いった​指示文は、​資料の​種類ごとにテンプレートと​して​残します。提案書、​報告書、​社内稟議で​必要な​構成は​異なる​ため、​分けて​管理する​ほうが​実用的です。

まとめ

資料作成は、​構成と​下書きをAIに、​事実と​最終判断を​人に​分けると​効果が​出ます。​株式会社スリーラボ​（3LAB Inc.）は、​職種別・業務別のテンプレート整備を研修と導入支援の​両方で​行っています。​詳しくは事業内容のページを​ご覧ください。