既存のSaaS・ツールを使うか、専用システムを開発するか｜判断の整理
業務システムを検討するとき、すでにあるSaaSやノーコードツールを使うべきか、専用のシステムを開発すべきか。判断に迷いやすいポイントを整理します。
業務システムを検討する際、「すでにあるSaaSやノーコードツールを使うか、専用のシステムを開発するか」で迷う場面があります。どちらが優れているという話ではなく、仕事の内容によって向き不向きがあります。この記事では、判断に使える観点を整理します。
既存ツールが向いている場合
次のような条件が多いほど、すでにあるSaaSやノーコードツールのほうが早く・安く始められます。
- 他社と比べてもやりたいことが特殊ではない
- 使う人数が少人数で、運用ルールを柔軟に変えやすい
- 今すぐ使い始めたい、または小さく試してから判断したい
- 月額料金を払い続けることに抵抗がない
既存ツールは、すでに多くの会社で使われている分、機能が安定しており、導入までの期間も短くて済みます。まずは既存ツールで始めて、足りない部分が見えてから次を考えるという進め方も現実的です。
専用システムが向いている場合
一方で、次のような条件が重なると、既存ツールのままでは無理が出てきます。
- 自社の業務の流れに、既存ツールの機能や画面が合わない
- 複数のツールを行き来する作業が多く、情報の二重入力が発生している
- 使う人数が多く、ツールの月額費用が積み上がっている
- 顧客情報や対応履歴など、自社特有の管理項目が多い
- AIによる自動化を、業務の流れの中に組み込みたい
とくに4や5のように、自社の仕事に合わせて形を変えたい場合は、既存ツールをカスタマイズするより、必要な機能だけを持つ専用システムをつくるほうが、結果的にシンプルで使いやすくなることがあります。
「カスタマイズ」で対応する選択肢
既存ツールにも、設定変更や拡張機能で対応できる範囲があります。最初から開発に進む前に、次の順で確認すると判断しやすくなります。
| 確認する順番 | 内容 |
|---|---|
| 1 | 既存ツールの標準機能でできないか |
| 2 | 既存ツールの設定・拡張機能でできないか |
| 3 | 既存ツールと他のサービスを連携してできないか |
| 4 | ここまでで無理がある場合、専用システムを検討する |
いきなり開発から考えると、本来は既存ツールの設定で済む話まで大きな話にしてしまうことがあります。逆に、既存ツールの制約に合わせて業務のやり方を変え続けると、現場の負担が増えていきます。
両方を組み合わせる考え方
既存ツールか専用開発かは、どちらか一方を選ぶ話とは限りません。普段の管理は既存のSaaSを使い、既存ツールが対応していない部分だけ専用の仕組みを追加してつなぐ、という組み合わせ方もあります。すでに使っているサービスを活かしながら、必要な部分だけを補う設計です。
株式会社スリーラボでは、最初から開発を前提にせず、今使っているツールや業務の流れを確認したうえで、既存ツールの活用で足りるのか、専用システムが必要なのかを一緒に整理しています。実際にひとつの画面で顧客情報と対応履歴を確認できるようにした事例は実績のページでご紹介しています。
まとめ
既存のSaaSやノーコードツールは、早く安く始められる一方、自社特有の管理項目や業務の流れに合わせたい場合は専用システムのほうが向いています。まずは既存ツールの標準機能・設定・連携で対応できないかを確認し、それでも無理がある部分だけを開発で補うのが現実的な進め方です。判断に迷う場合はできることのページ、個別のご相談はお問い合わせから承っています。