社内文書・マニュアルの翻訳にAIを使う｜外国人材・海外取引先とのやり取りを整理する
外国人材の受け入れや海外取引先とのやり取りが増える中で、社内文書やマニュアルの翻訳にAIをどこまで使えるかを整理しました。任せてよい範囲と、人が確認すべき範囲の分け方です。
外国人材を受け入れる、海外の取引先とやり取りするといった場面が増えると、社内文書やマニュアルを複数の言語で用意する必要が出てきます。すべてを翻訳会社に依頼すると費用と時間がかかり、かといって自己流の翻訳では意味が伝わらないこともあります。この記事では、社内文書・マニュアルの翻訳にAIをどこまで使えるかを整理します。
翻訳の負担が大きくなりやすい場面
複数言語への対応が必要になりやすいのは、次のような場面です。
- 就業規則や安全マニュアルを、外国人材にも正しく伝える必要がある
- 作業手順書を、現場の言葉に合わせて分かりやすく書き直す必要がある
- 海外の取引先とのメールや契約関連文書のやり取りが発生する
- 社内向けの通知や案内文を、複数言語で同時に出す必要がある
これらは内容の正確さが求められる一方で、量が多く、都度すべてを外部の翻訳会社に依頼していると時間がかかります。
AIに任せられる範囲と、人が確認すべき範囲
| 工程 | 任せられる内容 |
|---|---|
| 下訳の作成 | 原文をもとに、複数言語の下訳をまとめて用意する |
| 表現の平易化 | 専門用語や長い文を、分かりやすい言い回しに置き換える候補を出す |
| 用語の統一 | 社内で使う用語や言い回しを、文書全体でそろえる |
| フォーマット整理 | 翻訳後の文書を、元の文書と同じ体裁に整える |
一方で、契約書や安全に関わるマニュアルなど、誤りが重大な結果につながる文書については、翻訳後の内容を人が確認する工程を必ず設けます。生成AIの出力は不正確または不完全である可能性があるため、AIは下訳と候補づくりまでを担い、最終的な意味の確認は、可能であれば当該言語を理解する人が行う前提で設計します。
導入する前に確認しておきたいこと
- どの文書を、どの言語に対応させる必要があるかを洗い出す
- 誤りが許されない文書（契約・安全関連）と、そうでない文書を分ける
- 翻訳後の内容を確認できる人が、社内または委託先にいるかを確認する
- まずは分量の少ない文書から試し、運用しながら対象を広げる
これらを整理しないまま範囲を広げると、誤訳に気づかないまま社内に配布してしまう可能性があります。影響範囲の小さい文書から試し、確認の仕組みが機能することを確かめてから広げるほうが、無理なく定着させやすくなります。
株式会社スリーラボでは、こうした社内文書の整理や翻訳の下訳づくりも含め、日々の業務をAIに任せる仕組みづくりを手がけています。具体的な進め方はできることのページ、実際の導入事例は実績一覧からご覧いただけます。
まとめ
社内文書・マニュアルの翻訳は、下訳・表現の平易化・用語統一・フォーマット整理といった工程に分けると、AIに任せられる部分が見えてきます。契約や安全に関わる文書は人が内容を確認する前提を必ず設け、分量の少ないところから試すのが無理のない進め方です。ご相談はお問い合わせ、よくあるご質問はこちらからご確認いただけます。