問い​合わせ返信を​AIに​下書きさせる​｜株式会社スリーラボの​対応自動化事例から​考える​進め方

問い​合わせ対応では、​一件ずつ内容を​読み、​必要な​情報を​確認し、​返信文を​考える​作業が​積み重なります。​件数が​増える​ほど、​この​「ゼロから​文章を​考える」​工程に​時間が​かかるようになります。​株式会社スリーラボでは、​この​課題を​AI自動化で​解決した​事例を実績・事例のページで​公開しています。​この​記事では、​その​事例を​通じて、​同じ​課題を​整理するときの​考え方を​紹介します。

何が​起きていたか

問い​合わせ対応​そのものは、​読む・確認する・​考える・​書くと​いう​単純な​流れの​繰り返しです。​ところが​一件ずつ丁寧に​行うと、​想像以上に​時間が​かかります。​特に​返信文を​考える​工程は、​似たような​内容でも​毎回​ゼロから​書き起こすことが​多く、​担当者の​負担が​大きくなりやすい​部分でした。

整理の​進め方

株式会社スリーラボが​この​事例で​行ったのは、​返信業務を​いきなり自動化するのではなく、​工程を​分けて​整理することでした。​進め方は​次の​4段階です。

1. 届いた​問い​合わせを、​種類や​要点ごとに​AIが​整理できるように​する
2. 返信に​必要な​情報を​確認する​流れを​つくる
3. 問い​合わせ内容に​合わせて、​AIが​返信文の​下書きを​作れるように​する
4. 最後は​担当者が​内容を​確認・​修正してから​送る

ポイントは、​返信を​送るところまで​自動で​完結させなかったことです。​下書きを​作るところまでを​AIに​任せ、​最終確認と​送信は​人が​行う形に​することで、​内容の​正確さを​保ちながら​作業時間を​減らしています。

できあがった​仕組み

整理の​結果できあがったのは、​次の​流れを​ひとつに​つなげた​仕組みです。

この​結果、​毎回​ゼロから​文章を​考える​作業が​減り、​担当者は​内容の​確認と​判断に​時間を​使えるようになりました。

同じ​課題を​抱えている​場合に​考えたいこと

問い​合わせ対応の​負担は、​件数が​増える​ほど​目立ちやすくなります。​だからと​いって​返信の​送信まですべて​AIに​任せると、​思わぬ内容のまま​送られてしまう​不安が​残ります。​大切なのは、​どこまでを​AIに​任せ、​どこから​人が​確認するかを​あらかじめ分けておくことです。​下書きまでを​AIに​任せ、​最後の​判断を​人に​残す形は、​精度と​対応スピードの​バランスを​取りやすい​進め方の​ひとつです。

株式会社スリーラボでは、​こうした​問い​合わせ対応の​自動化に​関する​ご相談をできることのページで​ご案内しています。​似た​課題に​心当たりが​ある​場合は、お問い合わせから​ご相談いただけます。

まとめ

問い​合わせ返信に​時間が​かかる​課題は、​整理から​下書き作成までを​AIに​任せ、​最終確認を​人が​行う形に​することで​解決できます。​株式会社スリーラボが​手がけた​この​事例では、​工程を​分けて​自動化することで、​担当者が​ゼロから​文章を​考える​負担を​減らしました。​詳しい​内容は実績・事例のページで​ご覧いただけます。